Le parc informatique
Élément clé du bon fonctionnement de l’entreprise, le parc informatique doit faire l’objet d’une surveillance de tous les instants. Cette tâche n’est pas forcément aisée, car dans la plupart des compagnies, les postes et les logiciels constituent un ensemble hétérogène, et sont réparés ou remplacés séparément, lorsque cela s’avère nécessaire.
Pourtant, une bonne gestion du parc informatique doit intégrer le suivi des équipements et logiciels mais également leur gestion proactive pour garantir l’optimisation des équipements et la continuité du service.
Répertorier les actifs, externaliser, standardiser et automatiser les tâches
Créer un inventaire des matériels et logiciels est la première étape pour la mise en place d’une gestion de son parc informatique. Cette liste devra être tenue à jour et servir de base afin d’établir le plan pluriannuel de gestion du parc.
Et même si celui-ci est composé de machines et logiciels hétéroclites, qu’il sera judicieux d’homogénéiser au fur et à mesure des renouvellements de matériel, les configurations peuvent être standardisées et les mises à jour automatisées, dans le respect permanent des normes et des standards informatiques.
On peut également mandater un service externe pour effectuer un audit et prendre en charge les ressources informatiques. L’entreprise se décharge ainsi d’un investissement lourd et pouvant faire évoluer le parc en fonction de ses besoins tant en matériels que logiciels.
Garder constamment un œil sur le parc informatique
De nos jours, peu importe la taille de l’entreprise, aucune structure ne peut fonctionner sans un outil informatique performant. Une bonne gestion doit en conséquence permettre de limiter voire éviter les pannes et les temps d’arrêt. Or, payer un informaticien présent sur place en permanence n’est pas rentable pour la plupart des organisations. Confier la maintenance et le soutien à une équipe technique externe s’impose souvent comme la solution appropriée. Les informaticiens sont formés, et surveillent le parc grâce à des outils de dernière génération. Ils peuvent diagnostiquer les pannes avant qu’elles ne bloquent le système, travailler sur les postes et les serveurs comme sur les logiciels et faire des mises à jour, ajouter des applications, ou apporter des modifications de manière préventive. Une grande partie de ces interventions peut d’ailleurs se faire à distance et permettre d’éviter des problèmes ainsi que des interruptions de service.
Prévoir un plan sur plusieurs années
Comme il est communément admis que les matériels et les logiciels ont une durée de vie de trois ans, ce sont généralement des plans triennaux qui sont mis en place au sein des entreprises pour planifier la gestion de leur parc informatique. Cette décision est d’autant plus sage que la plupart des garanties des constructeurs et du suivis des pièces détachées ne vont pas au-delà de trois ans, et que les outils peuvent difficilement être mis à jour passé ce délai, le fossé se creusant entre logiciels et matériels.
Le plan triennal de gestion du parc informatique doit prévoir le rafraîchissement du matériel en privilégiant l’homogénéité du parc. Les entreprises ont le choix de tout changer d’un bloc, par tiers ou par cinquième.
Étant donné que les parcs informatiques hétérogènes coûtent cher, l’idée lors des renouvellements de matériels et de logiciels est de standardiser les machines et les logiciels afin de faciliter leur maintenance et abaisser les coûts.
Une bonne gestion du parc informatique est fondamentale pour la pérennité d’une entreprise : bien gérer ses actifs informatiques contribue à mieux gérer l’activité, à assurer son évolution et ainsi à optimiser l’organisation de l’entreprise et augmenter ses performances.
Inventaire des ordinateurs, périphériques, réseau, imprimantes et consommables associés
L'inventaire du parc informatique vous permet de consolider votre matériel informatique et logiciel, ainsi vous savez toujours où est chaque unité et de savoir quels logiciels y sont installés. Vos licences logicielles ne seront jamais non conformes. L'effet de négliger ce point crée un risque potentiel en cas de perte ou vol, mais aussi notamment pour des questions juridiques au niveau des licences logicielles.
Gestion des clés, licences logicielles et dates d’expiration
Les logiciels sont devenus une des plus grandes dépenses informatiques et une source de risque juridique, financier et technique. La gestion des licences logicielles est donc un défi majeur pour toute entreprise. Notre objectif est de réduire ces risques liés à la gestion inexistante ou inefficace des licences logicielles. Un logiciel qui ne dispose pas de contrat de licence en bonne et due forme n’est pas maintenu et ne bénéficie pas de d'assistance technique efficace. Il en résulte des risques d’interruption de service ou de détérioration de la qualité de service. En outre le non- contrôle des installations de logiciels fait peser des risques forts en matière de sécurité informatique : infection virale et intrusions. Les risques juridiques : Selon la Business Software Alliance (BSA), en 2009, les installations de logiciels sans licence sur les ordinateurs personnels (PC) ont diminué de 32 à 29 pour cent au Canada, représentant une valeur commerciale de 943 millions $ pour l'industrie logicielle. Il faut ici rappeler que la loi canadienne en matière de protection des droits d’auteur prévoit des sanctions graves pour les contrevenants (amendes et peines d’emprisonnement avec sursis) et que la direction informatique est souvent en première ligne. Le non-respect de ces normes peut entraîner des coûts financiers énormes et la détérioration importante de l'image de l’entreprise.
Gestion des états du matériel et de l'équipement
Une tâche très importante de la gestion du matériel est de déterminer le moment propice d'y effectuer des mises à jour ou de le moderniser. Toutes les pièces devraient être soumises à des vérifications documentées par des techniciens compétents. La gestion des serveurs est particulièrement importante parce que les systèmes en réseau exigent un fonctionnement efficace des serveurs et il devient prioritaire que ces derniers demeurent fiables et qu'ils fassent l'objet d'un système d'entretien soigné. Les systèmes de serveurs doivent être dotés d'une variété de méthodes de sauvegarde pour veiller à ce que le temps d'arrêt du réseau soit réduit au minimum ou complètement éliminé et que des copies de secours des données soient effectuées à intervalles réguliers.
Détection et prévention des pannes et bris informatiques afin d'optimiser les solutions adéquates
Selon une étude menée par Google, Inc. sur les pannes de disques durs sur 100 000 de leurs propres disques, entre 6 % et 8 % de ses disques tombent en panne chaque année, la plupart des pannes surviennent la deuxième et la troisième année. Un taux relativement élevé de disques (2.5%) tombent en panne dans les 3 premiers mois d'utilisation. Grâce à plusieurs examens hebdomadaires ou mensuels, nous veillons en toute confidentialité sur l’ensemble de votre système et réseau informatique pour anticiper, détecter les pannes et agir le plus rapidement possible afin de limiter les coûts lorsqu'il est trop tard et ainsi optimiser les économies financières.
Centre d'assistance (Service Desk)
Le Service Desk joue un rôle de plus en plus crucial dans les entreprises, en veillant à ce que l'utilisateur final soit toujours en contact avec le bon conseiller ou technicien jusqu'à la résolution du problème. Il est alors possible pour tout utilisateur de suivre l'évolution de la résolution des problèmes informatiques.
Base de connaissances
Le but d'une base de connaissances est de modéliser et stocker de manière informatique un ensemble de connaissances, idées, concepts ou données et de permettre leur consultation et utilisation. Cette base permet de répondre à des problématiques simples de documentation technique interne en permettant aux utilisateurs d'y accéder afin de consulter un bon nombre de problèmes types ainsi que leurs solutions pour permettre de résoudre certains problèmes informatiques.